Hvordan rigge til Hackathon i en stor bedrift

SpareBank 1 har siden 2014 hatt en god kultur for å holde hackathon; en sosial event og grobunn for nye og kreative idéer som skapes av våre ansatte. Gjennom 3 år har vi lært en del om hvordan vi rigger et hackathon som skaper engasjement og fremmer innovasjon. Målet i denne artikkelen er ikke bare å inspirere, men også dele erfaringer vi har opparbeidet oss. Det vil forhåpentligvis gjøre deg bedre i stand til å takle oppgavene og utfordringene du møter når du skal arrangere hackathon i din bedrift.

Hvem er dine interessenter?

For mange er SpareBank 1 bare én bank du forholder seg til i hverdagen. I virkeligheten er det en allianse av banker med felles IT-plattform. Det er bankene våre som er nærmest kunden, både fysisk eller digitalt. Derfor er det ekstra viktig å involvere bankene våre også i Hackathonet.

Tekniske forbedringer?

Tekniske forbedringer er alltid nødvendig i et levende system. Det er noe en bør prioritere i hverdagen. Men det vil være ting vi ikke klarer å dytte inn i en gjøremålsliste/backlog. Det er her hackathon gir oss friheten til å utforske og gjennomføre. En utfordring vi har opplevd, er at mange hacks, som forøvrig er godt gjennomtenkt og utført, blir veldig tekniske og spesifikke. De gir ingen direkte funksjonell verdi, «bare» teknisk / kodemessig verdi. Det betyr at det er vanskelig å engasjere de viktigste interessentene som sitter med strategisk ansvar med disse hackene.

Vi har to måter å løse dette på:

  1. Holde to separate hackathons: et med tekniske forbedringer, og et med nye produkter og konsepter som skaper kundeverdi
  2. Lage funksjonelle temaer for hackathon

Forrige hackaton valgte vi å prøve ut funksjonelle temaer for å se om vi fikk flere funksjonelle hacks. Denne tilnærmingen kan slå begge veier. Det er for tidlig for oss å si om dette har hatt en en positiv effekt. Vi trenger prøve det ut ytterligere før vi kan si om dette gir en vesentlig endring i typen hacks.

En annen justering er at vi har valgt å prioritere oppgaver med kundeverdi slik at de blir presentert først, mens de tekniske oppgavene kommer sist. På den måten vil det være mulig å forlate presentasjonen etter de «viktigste» oppgavene har blitt presentert uten å måtte forholde seg til tekniske forbedringer.

Felles mål og visjon

SpareBank 1 er en stor bank med mange avdelinger som gjør ulike ting basert på forretningsbehov og strategi. Vi ønsker å skape en event som forener alle avdelingene med en felles visjon slik at alle føler at de jobber i en enhetlig, sterk bedrift, som kan spille på hverandres styrker. Take-awayen her er at en bør invitere flest mulig til et hackathon. Litt avhengig av hvordan bedriften din er rigget, kan det hende det er på sin plass å gi en grundigere introduksjon til hackathon for avdelinger som ikke vet hva det er.

 

Hvordan optimalisere riggingen

Til syvende og sist vil det være den praktiske gjennomføringen som sørger for at det blir et bra hackathon. Her er noen tips til ting du kan gjøre.

1. Lag maler og to-do-lister

Du planlegger vel ikke at hackathon bare skal avholdes én gang? For utenom selve idéene, er det meste likt fra gang til gang, og det er mye som må være på plass i forkant, derfor vil to-to-lister være en enkel og grei løsning.

Listen bør oppdateres med en gang det gjøres noe som ikke ligger i listen. Pass på at listen ikke blir for spesifikk slik at den kan gjenbrukes. Bruk gjerne underelementer i lister

Lag en mal for ideene. Det gjør det enklere å presentere ideene, og det gjør det enklere å skrive dem. Det kan også være en ide å lage en mal for presentasjon av hackene.

2. Strukturer gjennomføringen

Et forslag til struktur for gjennomføringen er

  1. Gjøre markedsføring for hackatonet
  2. Sende ut møteinnkallinger til
    • Idepresentasjon
    • Hackaton
    • Presentasjon av hackene
  3. Kjøre idepresentasjon
  4. Gjennomføre hackatondagen, med felles middag på ettermiddagen – mange fortsetter hackingen utover kvelden
  5. Kjøre presentasjon av hackene; maks tre minutter per hack

Kanskje kan dere også ha premiering for beste hack?

3. Få feedback, reflekter, iterér

Det er vanlig at eventer som hackathon skaper mye engasjement under gjennomføringen og når oppgavene fremføres. , og det er viktig å samle inn feedback i etterkant. Målet er at en kontinuerlig forbedrer eventet, finner ut hva som fungerer bra og hva vi bør slutte med.

4. Do Repeat Yourself

I en IT-sentrisk bedrift er det vanlig å tenke å unngå å lagre samme informasjon dobbelt opp. Problemet er at det samme ikke gjelder for sosiale eventer som f.eks. hackathon. For å få med flest mulig på et hackathon må informasjon ligge flere steder fordi folk fra forskjellige avdelinger i bedriften forventer å finne informasjon på forskjellige steder. Typiske ting som burde skrives flere steder er:
– Dato og klokkeslett for eventer ifm. hackathon
– Adresse til virtuelt møterom
– Kanaler og kontaktpersoner alle kan spørre og få oppdateringer
– Lenke til informasjonssider

Hvor starter du?

Hackathon er ikke lenger er et fremmedord i IT-sentriske bedrifter og mange begynner å arrangere det for å fremme innovasjon og bruke det som et virkemiddel utad for rekruttering og vise omverden at man er en fremoverlent bedrift.

For å starte og arrangere hackathon må du prøve seg frem med en fremgangsmåte, enten det kommer til temaer, teknisk fokus eller fokus på kundeverdi. Det viktigste for oss som arrangerer hackaton er at vi identifiserer interessentene, samler feedback og jobber med å forbedre hackathon fra gang til gang.

Den mest verdifulle med å arrangere hackathon, er å fremme innovasjon og læring som ellers ikke ville vært mulig i en vanlig arbeidsdag. I tillegg er hackathon en event som skaper mye motivasjon og er veldig moro, og en sosial arena for å arbeide med andre du ellers ikke arbeider med.

Les mer om hvordan SpareBank 1 Forsikring har gjennomført sitt hackathon her.

Hack on!